専任の人事担当部署を作るメリットについて

 弊社アースサポートではここ数年で様々な組織改編を行なっていますが、その中でも今振り返って見ると特に重要だったなと感じるのが2019年11月の人事部門の設置でした。元々は総務部庶務係という部署だったのですが、人事部門を独立させ、HR系を集中的に進める部署として総務・人事課を作りました。

 

 その後、2020年に入ってすぐに新型コロナ問題が日本中を駆け巡り、弊社としてもその対策やテレワークの導入等を実施しなければならなくなり、人事部門が迅速に課題対応を行なってくれました。その際にテレワーク導入の阻害要因として紙の使用があったため、総務・人事課のうち総務部門(IT担当)が各部署に聞き取りを行なってDXを推進してくれました。

 

 また、事務職員がテレワークをしている時の評価をどうするかという課題が発生したため、2020年10月からあしたのチームの評価制度を導入し、事務作業についてもすべてKPI(MBO)を設定することで事務職員がテレワークをしていてもKPIを達成すれば評価されるというルールにしました。これにより、上司は社員が出勤して目の前にいなければ評価できないという問題をクリアすることができました。なお、弊社の取り組み事例があしたのチーム様のHPに掲載されていますので、関心のある方はこちらのリンクをご覧ください。課題発生からあしたのチームの評価制度導入まで3ヶ月程度で進めることができたのも、専属の人事部門を立ち上げていたからだと思います。

 

 また、社内ではここ数年で多くのルールができたため、その諸手続きが非常に煩雑になっています。それを改善するために総務・人事課で人事関係の手続きについてITを使って簡単に進めることができるようにチャットbotの開発・導入を進めてくれました。例えば現在は通勤車両は必ず車検証のコピーや任意保険のコピーを提出して承認を取らないといけないのですが、その申請方法もチャットbotを見れば私でも簡単に申請することができます。

 

 更には、新卒社員および中途採用の社員の入社時に出来るだけこちらとしてしっかり準備ができるよう、いわゆる「オンボーディング」について検討して改善してくれました。私の方から「新入社員(中途採用含む)が入社初日にワクワクして『この会社でこれから頑張りたい!』と思ってもらえるような準備をしてほしい。」と依頼しましたので、それに向けて、①文房具や様々なグッズを準備して当日お渡しする。②2021年4月にTeachme Bizというオンラインマニュアルやオンライン研修DXを導入し、新入社員が簡単にオンライン研修を受けてすぐに仕事の内容を理解できるようにする。という改善を行なってくれました。

 

 細かな話ではありますが、SKYSEAの導入と就業奉行の連携を行うことで、パソコンを立ち下げた後にちゃんとタイムカード(ICカード)を打刻しているかどうかがすぐに分かるようにしました。もし退勤の打刻をした後にパソコンを使用していたらサービス残業になってしまいますので、そのようなことがないように人事部門が簡単にチェックできる体制を整えました。また、弊社では社員が学生時代に借りた奨学金の返済支援を行なっているのですが、今までは社員に対して手当として支払っていたものを、日本学生支援機構の「代理返還制度」を利用することで会社が直接日本学生支援機構に支払うことにしました。これにより、社員側は手当としてお金をもらうわけではないので、手当分の所得税が掛からなくなってお得になります。なお、日本学生機構のHP(その他の15番目)に弊社の取り組みが紹介されていますので、ご興味がある人はこちらのリンクをご覧ください

 

 その他、社労士先生による労務DD(デューデリジェンス)の結果に対する対応だったり、各種労働法規の変更等への対応や就業規則の改正、新卒を含む社員採用に関する業務等、数えたらキリが無いくらい様々な対応をしてくれています。

 

 社員のエンゲージメントをどう高めるかは最近の世の中の大きな関心事だと思います。弊社でもそのことは真摯に取り組まなければならないと考え、2022年4月から毎月社員アンケートを取るシステムのGeppoを導入し、今までの1on1や評価面談だけでなくネットでアンケートに答えることで悩みや要望を気軽に書いてもらうというルートを作りました。また、最近では入社半年までの社員に特別休暇として毎月1回の有給休暇を付与する「ミニ休暇」制度を作ったり、インフレ対応ということで今年の4月から事務系職員の初任給を1万円アップするためのシミュレーション計算を行ったり(現場系は昨年10月に1万円アップ済みです)、社員の待遇改善に向けた取り組みについても積極的に進めてくれています。

 

 なお、事務系の初任給については今まで20万円だったものが1万円上がって21万円になります。これは本日の取締役会で管理本部から上程された議案でして、無事に可決承認されました。新卒も中途採用も同じ金額になりますし、同じ業務を行うパート職員の単価も同一労働同一賃金の観点で月給21万円で時給換算しますので、島根県では良い方の数字になると思います。来年にはさらにアップしたいと考えていますので、今後シミュレーションを重ねて検討していきたいと思っています。

 

 上記以外にも細かな改善を挙げるといっぱいあります。こういった改善を短い時間の中で達成できたのはやはり専任の人事部門を作ったからだと思います。その部署に人員を配置しなければここまで短時間で対応することは難しかっただろうと考えています。企業にとって社員はもっとも重要ですので、社員のための専門部署を作ることは企業にとって理に適っていると思いますし、これからの世の中はそうした取り組みが重要だと確信しています。

 

 部署トップである西村取締役本部長、金山部長、そして担当課長である池田課長やメンバーの皆さんが本当によく頑張ってくれました!心から感謝しています。